Организация ИТ малого предприятия часть 2: сопутствующий софт

Итак, в первой части был рассмотрен вопрос установки ОС, офисного пакета и сервера малого офиса. Перечитав первую часть увидел важное упущение — я не расписал почему применяется сочетание «малый офис». Малый офис — это офис компании, где нет штата ИТ-специалистов. Почему именно такая градация — потому что у каждого уважающего себя админа есть свой набор софта и навыки по его использованию, а давать советы такому специалисту — только портить. Второй момент — модераторы Пикабу очень ревностно относятся к конкретным решениям, поэтому традиционно без наименования конкретных программ.

Итак, вторая часть — сопутствующий софт.

Хранение паролей. Деятельность любой нормальной организации связана с регистрацией на массе сайтов. Продажники сидят в соцсетях и на досках объявлений, бухгалтеры сдают отчетность и смотрят текущие веяния на профильных сайтах и т. п. Все это приводит к тому, что нормальный специалист должен иметь как минимум несколько десятков аккаунтов на разных сервисах. При этом бытовое (и очень правильное и эффективное) «хранение паролей на бумаге» в организации не приемлимо. Во-первых, правила безопасности говорят, что из учетной записи нужно выходить после использования. Во-вторых, листок с паролем может быть «случайно» захвачен увольняющимся сотрудником. Чтобы не иметь проблем с корпоративными данными нужно заводить программу для хранения паролей. Ключевой особенностью такого ПО является не простое хранение данных, а режим ввода пароля. В отличие от хранения паролей в тектовых файлах вытащить данные из специализированной программы намного сложнее, а копия файла на сервере — гарантия, что с паролями ничего «случайного» не произойдет.

Защищенные хранилища данных. Данные в организации можно разделить на 2 категории — текучка и критически важные данные. Если от повреждения/кражи текучки вред будет небольшой, то кража данных по продажам и коммерческая документация могут привести к смерти бизнеса. Да и хранить некоторые данные в доступном для контролирующих органов формате — большой риск (мне известны как минимум 2 случая когда после «экспертизы» у конкурентов внезапно появлялись данные организации). Для предотвращения подобных «казусов» существуют защищенные хранилища данных. Не зная ключи можно только удалить хранилище, но не взломать (особенно если пароль длинный и хранится в программе хранения паролей).

Список контактов. Сотрудники организации — люди. Даже не имея злого умысла сотрудник может заболеть, попасть в ДТП и т. п. При этом зачастую нужно связаться с контрагентом «вотпрямщас». Если в организации нет софта который хранит и синхронизирует список контактов/контрагентов предприятия, то организация может потерять деньги.

Почтовые клиенты. Подавляющее большинство пользователей смотрит почту через веб-интерфейс, но ввиду того, что помимо данных писем загружается сам интерфейс, реклама и т. д. канал подключения к интернету быстро «тает», что приводит к задержкам в работе (следовательно объективно снижает эффективность сотрудника). Почтовый клиент позволяет увеличить скорость работы (особенно с несколькими почтовыми ящиками).

Обмен сообщениями. Как уже мной писалось сообщения имеют 2 главных преимущества для бизнеса: это объективный контроль и эффективность работы. Если с объективным контролем все понятно, то для иллюстрации эффективности приведу такой пример - телефонный звонок или голосовое обращение выводит сотрудника из рабочего состояния на 5-15 минут. Это время тратится на то чтобы вспомнить вопрос по которому его спрашивают, ответить, вспомнить чем он занимался до этого и продолжить работу. Ответы на сообщения в перерывах экономят время. Рекомендуется два сервиса сообщений — офисный и сотовый (для сотрудников вне офиса). Тут просто обращу внимание на то, что в отличие от распиаренного WhatsApp отечественный Telegram позволяет передавать любые файлы, а подключение по USB делает из телефона флэшку. Данная связка решает достаточно много проблем, потому как сотрудник может попросить коллегу отправить что-то важное или сразу с деловых переговоров отправить документы «в работу».

Списки задач. Весьма печально бывает смотреть на должностные инструкции сотрудников. Встретить ДИ на 20-30-40 пунктов не редкость. За каждым пунктом стоят какие-либо обязанности, а ограничения человеческого мозга не позволяют держать объем данных в голове. Решить эту задачу и призваны списки задач. Единственно хочу посоветовать выбирать софт который может сортировать задачи по датам. Забиваем задания, периодически сверяемся со списком и не получаем головняки из-за пролюбленных сроков или забытых дел.

Календарь. В целом решает те же задачи, что и списки задач, но с другой стороны — это программа для календарного планирования работы, встреч и т.п.

Облачные хранилища данных. Крайне эффективный и крайне мало используемый инструмент. Коротко — ОХД, это флешка доступная везде и (при наличии интернета) всегда. В ОХД можно загрузить прайсы, образцы заявок, договоров, актов, презентации… И любой сотрудник «в поле» всегда готов «полностью раскрыться» перед потенциальным клиентом. «Сетевикам» ОХД позволяют не насиловать сотнями мегабайт данных почтовики, а отправлять ссылки на лежащие в ОХД файлы.

Дальше идет класс программ которые делают разное, но зачастую встречаются как элементы одной программы. Важно отметить, что данные решения возникли еще в 90-е годы на западе, где в нормальных рыночных отношениях во главу угла ставится эффективность бизнеса. Эффективный бизнес в меньшей степени страдает от кризисов, приносит более высокую прибыль и более конкурентоспособный. Итак:

Системы электронного документооборота. Те, кто оценил данное внедрение, на СЭД-системы молятся. Как часто приходят письма со сроком ответа через месяц/два, что одно письмо нужно рассмотреть 2-3-5-10 специалистам или «а мы направляли 2-3-4 месяца назад...» и пошло… В организациях без СЭД-систем вой ксерокса, шуршание папок и рытье в архивах, а в организациях с внедренным СЭДом пара кликов мыши и готово. А если кто бумагу из архива взял и забыл положить, то ситуация резко превращается в полную ...опу. Опять же СЭД-системы это элемент объективного контроля (за что их не особо любят).

Системы управления организацией (планирование ресурсов предприятия, ERP). Система объективного контроля отражающая все процессы в организации и в режиме он-лайн показывает текущее состояние. Для хозяина бизнеса или руководителя — наглядное решение показывающее (при должном контроле) объективную картину работы бизнеса. Наглядно выявляются халявщики, идиоты и т. п. Хотя именно по этим причинам внедрение подобных решений в России повсеместно саботируется.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (или как часто говорят «продажами», CRM). Система объективного контроля и автоматизации взаимодействия с клиентами. Позволяет собирать и накапливать данные и объективно оценивать различные технологии позволяющие повысить удовлетворенность клиентов и как следствие — продажи. В России часто используется не для качественного результата, а для количественного, в результате теряется около 75% эффективности.

Системы оценки эффективности (KPI). Вот это решение у нас, во-первых, реально ненавидят, а во-вторых специалистов способных его внедрить почти не найти. KPI – объективная математическая модель организации позволяющая (при правильном внедрении) в течении периода (обычно года) выявить ключевых сотрудников (на которых все держится), всех нахлебников и кто в действительности чего стоит. Универсальных решений не существует, пишется только на заказ. Если кратко — на первом этапе создается, во-первых, математическая модель организации (кто и как влияет на прибыль), а во-вторых создается план экономического развития организации, на втором этапе на основании полученных данных строится информационная модель организации и запускается в работу. Каждый сотрудник вносит первичные данные в систему, и в итоге система считает эффективность сотрудника. На западе такая система используется как основание для премирования и увольнения сотрудников, у нас… Никак не используется даже при видимом внедрении. Пример из жизни: один «Продажник» обзвонил 100 клиентов и получил 2 заказа, второй обзвонил 10 клиентов и получил 5 заказов, но организация провела только 3 сделки — 2 у первого и 1 у второго. Кто эффективней? Второй, потому что у него заказы сорвались из-за личной неприязни сотрудника ответственного за закупки. Второго сотрудника уволили. Организация в первый год потеряла 20% самых выгодных клиентов… Правильно составленный KPI наглядно показывает все «узкие места» организации, выявляет внутренние «подставы». За что собственно его и ненавидят...